Podmínky zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany a vztah k obchodním podmínkám

Tyto podmínky upravují zpracování osobních údajů, které zákazník (typicky společenství vlastníků jednotek, bytové družstvo, správcovská firma nebo jiná právnická či podnikající osoba; dále jen „správce") svěřuje službě Gatelink. Zpracovatelem je Vojtěch Kolařík, IČO 14232995, se sídlem Sídliště Osvobození 678/53, Dědice, 682 01 Vyškov (dále jen „zpracovatel").

Podmínky jsou součástí smlouvy uzavřené podle obchodních podmínek a správce je přijímá aktivací nebo zaplacením služby pro dům či firmu. Na vyžádání na podpora@gatelink.cz zašleme i podepsanou verzi.

2. Předmět, povaha a účel zpracování

Zpracovatel pro správce provozuje správu přístupů k bráně nebo závoře: vede seznam osob a telefonních čísel oprávněných otevírat, provádí otevírání (prozvonění brány) a vede historii pokusů o otevření a změn nastavení. Osobní údaje zpracovává výhradně za tímto účelem a jen v rozsahu nutném k poskytování služby.

3. Kategorie subjektů a osobních údajů

• Subjekty údajů: členové výboru, vlastníci jednotek, nájemníci a další členové domácností, zaměstnanci, návštěvy a jiné osoby, kterým správce nebo jím pověřené osoby udělí přístup.
• Údaje: jméno, e-mail, telefonní číslo, štítek a role přidělená v aplikaci, časová okna přístupu, záznamy o otevření (čas, brána, výsledek, kdo nebo jaké číslo pokus vyvolalo) a záznamy o změnách nastavení.
• Zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR) se nezpracovávají.

4. Doba zpracování

Po dobu trvání smlouvy. Po jejím ukončení zpracovatel na žádost správce údaje vrátí (export) nebo vymaže, a to nejpozději do 30 dnů od doručení žádosti; bez žádosti s nimi nijak dál nepracuje a uchovává je nejdéle po dobu uvedenou v zásadách ochrany osobních údajů. Doklady o platbách uchovává zpracovatel jako samostatný správce po dobu stanovenou zákonem o účetnictví.

5. Povinnosti zpracovatele

• zpracovává údaje jen na základě doložených pokynů správce — za ně se považuje nastavení provedené v aplikaci a tyto podmínky;
• zajistí, aby osoby oprávněné s údaji pracovat byly vázány mlčenlivostí;
• přijme technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména šifrovaný přenos (HTTPS/TLS), přihlášení bez hesla, oddělení dat jednotlivých zákazníků, omezený administrátorský přístup, pravidelné zálohy a evidenci změn nastavení;
• je-li to možné, pomáhá správci vyřizovat žádosti subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz) — většinu z nich správce vyřídí sám přímo v aplikaci;
• porušení zabezpečení osobních údajů oznámí správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění;
• poskytne správci informace potřebné k doložení souladu s GDPR a umožní přiměřený audit po předchozí dohodě.

6. Další zpracovatelé

Správce uděluje obecný souhlas se zapojením těchto dalších zpracovatelů:

• OVH — hosting serverů a databáze (EU);
• Odorik s.r.o. — telekomunikační operátor, přenos signalizace prozvonění (ČR);
• Brevo (Sendinblue SAS) — odesílání e-mailů (pozvánky, přihlašovací odkazy) (EU);
• Functional Software, Inc. (Sentry) — technické záznamy chyb aplikace (USA, standardní smluvní doložky).

O zamýšlené změně dalších zpracovatelů zpracovatel správce předem informuje e-mailem; správce může do 14 dnů vznést námitku a v takovém případě smlouvu vypovědět. Další zpracovatele váže zpracovatel stejnými povinnostmi ochrany údajů.

7. Povinnosti správce

Správce odpovídá za to, že má k údajům, které do služby zadává (zejména telefonní čísla a e-maily obyvatel), právní titul, a že dotčené osoby o zpracování informuje — typicky v rámci pravidel užívání domu nebo při předání přístupu.

8. Závěrečná ustanovení

Ve věcech neupravených těmito podmínkami platí obchodní podmínky a nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Zpracovatel může podmínky měnit; o podstatné změně informuje správce e-mailem nejméně 30 dní předem.